Foire aux questions

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions fréquemment posées au sujet de CDAnet.

Ressources CDAnet

Q. Quelles sont les ressources CDAnet disponibles?

R. Le Guide d'utilisation à l'intention des cabinets dentaires fournit de l'aide pour l'envoi des demandes d'indemnisation par ordinateur via les messages formatés de CDAnet. Toutes les personnes appelées à traiter les demandes d'indemnisation sont encouragées à lire ce guide attentivement.

R. La liste de transactions acceptées par CDAnet fournit une liste détaillée des types de transactions acceptées par les réseaux et les assureurs branchés à CDAnet.


S'abonner à CDAnet

Q. Qui peut s'abonner à CDAnet?

R. Vous pouvez vous abonner à CDAnet si vous êtes un dentiste autorisé à pratiquer et un membre en bonne et due forme de votre association dentaire provinciale ou territoriale. Ne soumettez par votre formulaire de Contrat d'abonnement à CDAnet tant que votre autorisation à pratiquer et votre adhésion à une association dentaire provinciale ou territoriale n'ont pas été confirmées.



Q. Comment puis-je m'abonner à CDAnet?

R. Chaque dentiste d'un cabinet qui planifie transmettre des demandes d'indemnisation doit remplir un formulaire de Contrat d'abonnement à CDAnet pour s'abonner à CDAnet.


Q. Quelles sont les étapes à suivre pour s'abonner à CDAnet?

Étape 1 Remplir tous les champs obligatoires du formulaire de Contrat d'abonnement à CDAnet.
Étape 2 Signer le formulaire dûment rempli, afin de confirmer l'acceptation des conditions d'utilisation de CDAnet.
Étape 3 Télécopier le formulaire de Contrat d'abonnement à CDAnet dument rempli au 613-523-7070.
Étape 4 CDAnet contactera le cabinet pour confirmer le numéro d'identification unique (NIU) du dentiste, le numéro du cabinet CDAnet (s'il n'a pas encore été attribué) et une date de commencement.

Q. Comment puis-je m'abonner pour plusieurs cabinets?

R. Pour transmettre des demandes d'indemnisation à partir de plusieurs cabinets dentaires, vous devez soumettre un formulaire de Contrat d'abonnement à CDAnet pour chaque cabinet.



NIU du dentiste – Ce que vous devez savoir

Q. Quand est-il approprié de transmettre une demande d'indemnisation en utilisant le NIU d'un autre dentiste pour des services que j'ai exécutés?

R. Jamais. Les demandes d'indemnisation doivent toujours être envoyées en utilisant le NIU du dentiste qui a exécuté les services. Pour les services exécutés par un associé, la demande d'indemnisation doit être transmise en utilisant le NIU de l'associé. Cependant, si une demande est envoyée à un tiers payeur capable d'accommoder la version 4 du CDAnet Messaging Standard, le champ Billing Provider Number peut alors être utilisé pour identifier le dentiste qui recevra les prestations. Cette fonction n'est pas offerte pour les tiers payeurs qui ne peuvent accommoder que des demandes faites en utilisant la version 2. (Voir le document Transactions acceptées par CDAnet.


Q. Puis-je transmettre des demandes d'indemnisation pour des services d'hygiène dentaire exécutés par un hygiéniste dentaire indépendant?

R. Non. Les hygiénistes dentaires indépendants doivent transmettre leurs demandes d'indemnisation en utilisant leurs propres numéros de fournisseurs, puisqu'ils utilisent leur propre système et non CDAnet. Lors de la soumission de demandes d'indemnisation avec un modem ou via Internet avec ITRANS, seuls les services dentaires exécutés par le dentiste traitant ou un hygiéniste dentaire employé par le dentiste peuvent être soumis en utilisant le NIU du dentiste.


Q. Comment puis-je demander un changement de NIU?

R. Le numéro d'identification unique (NIU) change lorsqu'un dentiste devient un spécialiste agréé. Le NIU est suspendu lorsqu'il y a changement de son statut d'agrément. Il faut remplir le formulaire Demande de changement ou de suspension du numéro d'identification unique du dentiste pour demander à CDAnet de changer un NIU en raison d'un changement de spécialité ou pour demander de suspendre un NIU en raison d'un changement de statut d'agrément. CDAnet informera les sociétés d'assurance et tiers payeurs des changements; vous n'avez pas besoin de contacter les sociétés d'assurance. Le changement de NIU s'appliquera à tous les cabinets CDAnet auxquels vous êtes inscrit.



Numéro d'identification d'un cabinet satellite

Q. Nous ouvrirons sous peu un cabinet satellite et connecterons les ordinateurs en réseau avec le cabinet principal. Avons-nous besoin d'un autre numéro d'identification pour le cabinet satellite?

R. Oui. De plus en plus de cabinets choisissent de connecter en réseau les ordinateurs des cabinets satellites afin que toutes les demandes d'indemnisation soient transmises à partir du cabinet principal. Bien que cette avenue soit logique d'un point de vue administratif pour que les chèques de remboursement soient livrés au cabinet principal, le but du champ Provider Office des demandes d'indemnisation électroniques est d'identifier le cabinet où le service a été exécuté. Cette idée est renforcée dans le Contrat d'abonnement à CDAnet que chaque dentiste doit signer, contrat dans lequel le dentiste certifie que « […] cette demande contient une description exacte des soins exécutés, le dentiste ayant exécuté ces soins, le cabinet auquel les soins ont été dispensés et des honoraires […] ».

Lorsqu'une demande d'indemnisation est transmise à un tiers payeur capable d'accommoder la version 4 du CDAnet Messaging Standard, le champ Billing Office Number peut alors être utilisé pour identifier le cabinet principal. Cette fonction n'est pas offerte pour les tiers payeurs qui ne peuvent accommoder que des demandes faites en utilisant la version 2. Pour connaître la version qu'accommode chaque tiers payeur , voir le document des Transactions acceptées par CDAnet.



Renseignements sur les patients

Q. Est-ce que les patients doivent signer un document pour que leurs demandes d'indemnisation soient envoyées par voie électronique?

R. Oui, les patients doivent signer une décharge permettant au cabinet dentaire de transmettre leurs demandes d'indemnisation par voie électronique. Un exemple d'autorisation et d'étiquettes se trouve dans le Guide d'utilisation à l'intention des cabinets dentaires.


Q. Comment puis-je changer l'adresse d'un patient?

R. Mettez à jour l'information dans votre ordinateur. La nouvelle adresse paraîtra sur les prochaines demandes d'indemnisation.



Changement des renseignements du cabinet

Q. Les renseignements du cabinet dentaire ont été modifiés, le cabinet déménage ou ferme, ou un dentiste ne travaille plus pour le cabinet CDAnet. Que dois-je faire?

R. CDAnet doit être avisé de tout changement relatif aux renseignements du cabinet. Vous pouvez aviser CDAnet des changements en remplissant le formulaire de Mise à jour des coordonnées du cabinet. CDAnet informera les sociétés d'assurance et tiers payeurs des changements; vous n'avez pas besoin de contacter les sociétés d'assurance.



Procédures de traitement des demandes d'indemnisation et problèmes de transmission

Q. Pourquoi ai-je reçu un message m'avisant que je ne suis pas autorisé à accéder à CDAnet?

R. Si vous vous êtes récemment abonné à CDAnet et ne pouvez transmettre des demandes d'indemnisation à aucune société d'assurance participant à CDAnet, veuillez contacter le centre d'assistance CDAnet au 1-800-267-9701 entre 9 h et 17 h (HNE) afin de s'assurer que vous et les tiers payeurs utilisez les mêmes numéros d'identification.


Q. Je ne peux pas transmettre des demandes d'indemnisation à une société d'assurance ni corriger un message d'erreur. Que dois-je faire?

R. Au cas où le personnel dentaire ne peut corriger un message d'erreur, le problème devrait être confié aux réseaux, puisque ce sont eux qui renvoient le message au nom de la société d'assurance. Les réseaux peuvent consulter la demande d'indemnisation (en utilisant le numéro CDAnet du cabinet) et découvrir pourquoi le message d'erreur a été envoyé. Avant de communiquer avec le réseau, assurez-vous que vous avez noté le message d'erreur CDAnet reçu, que vous connaissez le numéro du cabinet CDAnet et le numéro d'identification unique (NIU) du dentiste. (Voir le document des Transactions acceptées par CDAnet pour obtenir numéros de téléphone du centre d'assistance des réseaux.)


Q. Que faire si le réseau n'a pas reçu ma demande d'indemnisation?

R. Communiquez avec votre fournisseur autorisé pour obtenir de l'aide.


Q. Que devrais-je faire si une demande d'indemnisation ou une prédétermination est rejetée?

R. Vous recevrez un message d'erreur expliquant la raison du rejet. Essayez de corriger la ou les erreurs et resoumettez la demande ou la prédétermination, en utilisant un nouveau numéro de référence. Si votre système n'accepte pas les changements, appelez l'assureur concerné. Si vous recevez un message d'erreur que vous ne comprenez pas, communiquez avec le centre d'assistance CDAnet au 1-866-788-1212 du lundi au vendredi de 7 h 30 à 20 h (HNE). Vous pouvez aussi envoyer un courriel à cdanet@cda-adc.ca.


Q. J'obtiens un code d'identification de l'assureur invalide. Qu'est-ce que cela veut dire?

R. Cela veut dire que le numéro d'identification que vous avez programmé pour la compagnie d'assurance n'est pas correct. Vérifiez l'information dans le document des Transactions acceptées par CDAnet et faites les changements nécessaires. Si vous n'êtes pas sûr de savoir comment changer cette information, communiquez avec votre fournisseur de logiciels pour obtenir de l'aide.


Q. J'ai reçu un message indiquant « Code d'erreur ____ ». Qu'est-ce que cela veut dire?

R. Communiquez avec votre fournisseur de logiciels pour demander que des descriptions soient ajoutées à ces codes d'erreur. Une liste des codes d'erreur se trouve dans votre Guide d'utilisation à l'intention des cabinets dentaires.


Q. L'icône (ou la fenêtre B, selon le logiciel) ne me donne pas l'option d'utiliser CDAnet. Pourquoi?

R. Il est fort possible que, quelque part dans le logiciel, l'option de contacter un dentiste électroniquement n'ait pas été activée ou encore le logiciel n'est pas configuré pour envoyer des demandes d'indemnisation. Pour corriger le problème ci-dessus, veuillez communiquer avec le fournisseur de logiciels afin de mettre à jour l'information enregistrée dans leur logiciel.


Q. Je reçois un code d'erreur disant que DATApac ne répond pas. Qu'est-ce que cela veut dire?

R. Ce code d'erreur ne s'applique pas aux utilisateurs d'ITRANS. DATApac a été éliminé progressivement par TELUS Solutions en santé. Les cabinets peuvent communiquer avec TELUS directement au 1-866-272-2204.


Q. Puis-je envoyer une demande d'indemnisation après les heures normales d'ouverture ou les fins de semaine?

R. Oui, vous recevrez un accusé de réception de la demande d'indemnisation peu de temps après avoir soumis votre demande. Les demandes de CDAnet peuvent être transmises à ITRANS 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, y compris les jours fériés. Si le système de l'assureur n'est pas disponible, le système d'ITRANS accusera réception de la demande et l'enverra au système de l'assureur lorsque celui-ci deviendra disponible.


Q. Puis-je annuler une demande d'indemnisation qui a été envoyée la veille?

R. Non, l'annulation d'une demande d'indemnisation peut uniquement se faire sur CDAnet le même jour qu'elle a été soumise. Appelez le tiers payeur ou écrivez-lui, en citant le numéro de référence de la demande indiqué dans les détails des prestations ou l'accusé de réception de la demande, et informez le Département des réclamations de l'erreur. Si le personnel du cabinet dentaire ne sait pas comment annuler la demande, il devrait communiquer avec le fournisseur de logiciels. Si la demande d'indemnisation ne peut être annulée le même jour à cause de certaines erreurs, le cabinet dentaire doit envoyer un formulaire de demande d'indemnisation manuelle, accompagné d'une lettre référant à la demande initiale envoyée à la compagnie d'assurance.


Q. J'ai essayé d'annuler une demande d'indemnisation et j'ai reçu un message me demandant de ressayer plus tard. Qu'est-il arrivé?

R. Le tiers payeur n'a pu traiter votre demande d'annulation au moment où celle-ci a été soumise. Essayez d'annuler à nouveau plus tard dans la journée. Si vous ne pouvez pas le faire dans la même journée, suivez les étapes de la question 7 pour envoyer une demande d'annulation manuellement.


Q. Qu'arrive-t-il si un patient ne traite pas avec un tiers payeur participant à CDAnet?

R. L'assuré doit soumettre sa demande comme à l'habitude, sur papier.


Q. Où reçois-je des mises à jour?

R. Les mises à jour sont envoyées à votre logiciel de gestion du cabinet par votre fournisseur de logiciels. Les mises à jour telles qu'une nouvelle société d'assurance, de nouveaux réseaux et de nouveaux types de transactions autorisés apparaîtront dans le site Web de CDAnet, à la page Nouvelles de CDAnet, et dans la liste des transactions acceptées, à la page Réseaux et assureurs.


Q. Quelle est la différence entre le traitement par lots et en temps réel?

R. Le traitement par lots signifie que l'assureur évalue à un moment prédéterminé les demandes de prestations qu'il a reçues, au lieu de les examiner à mesure qu'il les reçoit. Dans ce cas, vous recevrez un accusé de réception de la demande d'indemnisation et non les détails des prestations. La demande d'indemnisation sera généralement traitée dans la même journée ou pendant la nuit.

R. Le traitement en temps réel signifie que l'assureur évalue la demande de prestations sur-le-champ et vous envoie une réponse dans un délai d'environ 20 à 40 secondes. Référez-vous au Guide d'utilisation à l'intention des cabinets dentaires pour plus d'information.