Liste de contrôle pour les médias sociaux : Lorsqu’une publication inappropriée fait surface, Inna Koldorf conseille aux employeurs de résister à la tentation d’agir sans réfléchir. La première étape consiste à évaluer la gravité du contenu. changer l’interprétation d’une publication. Toute réponse doit être proportionnelle à la gravité de la faute. Dans certains cas, un encadrement ou un avertissement verbal peut suffire, tandis que dans d’autres, des mesures formelles peuvent s’imposer. «Toutes les publications ne nécessitent pas une réponse sévère, prévient Inna Koldorf. Mais si un message peut nuire à votre réputation, aux relations avec vos patients ou à vos obligations légales, vous êtes en droit d’agir de manière ferme.» Les médias sociaux font partie intégrante de nos vies. Ils contribuent à l’image de marque et à la réputation d’un cabinet. Il ne s’agit pas seulement de définir des attentes, de mettre des politiques en application et de s’occuper des problèmes de manière réfléchie, mais aussi de protéger vos patients, votre personnel et votre cabinet. Établir des règles de base dès le départ z Définir des règles claires z Sensibiliser et former le personnel z Encourager des comportements positifs en ligne z Offrir un canal de dénonciation confidentiel z Donner l’exemple z Garder les politiques à jour z Expliquer clairement les règles lors de l’accueil de tout nouveau membre du personnel Limiter les dégâts : gérer les inconduites z Évaluer la situation z Tout documenter z Vérifier les politiques et les ententes d’embauche z Consulter un service juridique z Parler directement au membre du personnel en question z Répondre de manière proportionnelle à la gravité de la faute Prévenir de futurs incidents : ébaucher une politique efficace z Définir clairement le champ d’application z Définir les attentes z Protéger la confidentialité et la sécurité des données z Expliquer les conséquences z Favoriser un usage positif des médias sociaux z Former le personnel z Passer en revue la politique et la mettre à jour régulièrement z Appliquer la politique nature financière ou au sujet de patients, ont formulé des critiques à l’endroit de leurs supérieurs hiérarchiques ou ont insulté des collègues. Inna Koldorf se souvient de cas où des employés ont publié des vidéos de comportements violents ou offensants tout en nommant leur employeur dans leur profil, associant ainsi le nom de l’entreprise à des comportements troublants. Même les groupes de clavardage privés peuvent avoir des répercussions. Dans une affaire récente, cinq collègues ont échangé des commentaires discriminatoires au sujet d’un autre membre du personnel dans un groupe privé sur WhatsApp. Lorsque les messages sont parvenus à la personne visée par les remarques (et au service des ressources humaines), la situation a été considérée comme un problème sur le lieu de travail et les employés ont été réprimandés. «Même si le message initial était privé ou publié dans un groupe fermé, dès qu’il a une incidence sur le milieu de travail, il devient du ressort de l’employeur», explique Inna Koldorf. Mettre en place une politique pour se protéger Mieux vaut prévenir que guérir. Inna Koldorf rappelle que même si les employeurs ne peuvent pas contrôler ce que fait le personnel à l’extérieur du travail, ils peuvent établir des règles et des attentes claires qui sont définies dans une politique et expliquées lors de séances de formation. Elle encourage les cabinets à rédiger une politique officielle sur les médias sociaux et à la passer en revue avec les employés au moment de leur entrée en fonction, puis à la réactualiser tous les ans. Pour elle, «une politique n’a de valeur que si elle est appliquée. Si les employés voient que d’autres publient des messages sans conséquence, ils se demanderont pourquoi leur message pose un problème.» La formation ne doit pas porter seulement sur les interdits, mais aussi sur des exemples de comportement positif en ligne. Les propriétaires et la direction d’un cabinet peuvent montrer des exemples de publications reflétant bien l’image de l’entreprise. Les canaux de signalement confidentiels, tels qu’une adresse électronique dédiée ou un service tiers de «dénonciation», aident le personnel à se sentir en sécurité s’il doit signaler des publications inconvenantes. Il faut maintenir la politique à jour et l’actualiser chaque fois qu’un nouveau problème survient afin que le personnel comprenne bien ce qui est attendu de lui. Réagir lorsque des problèmes surviennent Lorsqu’une publication inappropriée fait surface, Inna Koldorf conseille aux employeurs de résister à la tentation d’agir sans réfléchir. La première étape consiste à évaluer la gravité du contenu. Certaines publications peuvent être mineures et poser peu de risques, tandis que d’autres peuvent constituer une menace pour la réputation du cabinet ou les relations avec les patients. Il est essentiel de conserver toute la documentation, y compris les captures d’écran des publications, des commentaires et du profil de l’employé s’il nomme le cabinet dentaire. Il est aussi judicieux de demander un avis juridique, car certains cas peuvent entraîner des obligations de signalement ou nécessiter une enquête officielle. Les employeurs devraient aussi parler directement à l’employé pour comprendre le contexte, puisqu’une explication pourrait Les informations fournies sont de nature générale et ne doivent pas être considérées comme des conseils juridiques, financiers, comptables ou fiscaux personnalisés. 33 Numéro 1 | 2026 | Pratico-pratique
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